Veelgemaakte fouten waardoor u btw-aftrek misloopt
Weer tijd om de kwartaalaangifte in te dienen — en weer dezelfde veelvoorkomende fouten waardoor u de betaalde btw niet kunt aftrekken of dit riskant maken: bij een controle kan de Belastingdienst de aftrek weigeren, waarna u het bedrag alsnog moet betalen.
De basisregel is eenvoudig: u kunt de btw op zakelijke uitgaven aftrekken als u daarvoor een factuur hebt ontvangen die aan de factuureisen voldoet.
*Als u onder de KOR valt, kunt u BTW op kosten helemaal niet aftrekken.*
Welke fouten maken een factuur dan ongeldig?
1. Een aankoop van meer dan €100 — maar u hebt alleen een kassabon
Een kassabon geldt als een vereenvoudigde factuur en is toegestaan als het bedrag niet hoger is dan €100 inclusief BTW en de bon zelf de datum, naam en het adres van de verkoper, een omschrijving van het product en het BTW-bedrag vermeldt (of op zijn minst het tarief waarmee u dit kunt berekenen).
Boven dit bedrag hebt u een volledige factuur nodig — met uw naam en adres en met het bedrag exclusief BTW, het tarief en het BTW-bedrag afzonderlijk vermeld.
Op een gewone kassabon staan uw naam en adres niet. Een laptop van €1.200 of kantoormeubels waarvoor u alleen een bon hebt, brengen dus het risico met zich mee dat u de BTW-aftrek misloopt.
Uitzondering: bonnen voor brandstof als u betaalt met een betaal- of creditcard of een tankpas.
Wat u kunt doen: vraag bij de kassa of bij een online aankoop om een factuur op naam van uw bedrijf.
2. Abonnementen en aankopen via een privéaccount in Nederland
Als een account of abonnement als consumentenaccount is geregistreerd, vermeldt de rekening vaak alleen de prijs «inclusief alles», zonder de BTW apart te vermelden. Btw aftrekken die niet apart op de factuur staat, is riskant (uitzondering: een vereenvoudigde factuur tot €100 inclusief BTW waarop ten minste het tarief staat).
Wat u kunt doen: kies bij accounts van abonnementen en webwinkels voor «zakelijk» / business, vul de bedrijfsnaam, het adres en het btw-nummer in en controleer of de BTW op de rekening afzonderlijk vermeld staat.
3. Alleen een bestelbevestiging in plaats van een factuur
Een veelvoorkomend voorbeeld is bol.com: een betaaloverzicht in plaats van een factuur, waarop de BTW niet apart vermeld staat. U moet de echte factuur downloaden in uw account.
4. Facturen uit het buitenland zonder uw btw-nummer
In Nederland zijn uw naam en adres meestal voldoende voor een factuur. Bij buitenlandse leveranciers is dat mogelijk niet genoeg.
Als de leverancier geen kantoor of filiaal in Nederland heeft en u een Nederlandse ondernemer bent, wordt de BTW meestal naar u verlegd (btw verlegd): de leverancier brengt geen BTW in rekening en u vermeldt die zelf in uw aangifte. Een leverancier uit de EU moet in dat geval «btw verlegd» op de factuur zetten (voor goederen: «0%, intracommunautaire levering») en uw btw-identificatienummer (NL…B…) vermelden.
Als uw btw-nummer niet in uw account staat, beschouwt de leverancier u meestal als particulier en brengt die 21% Nederlandse BTW in rekening. Die BTW kunt u waarschijnlijk niet aftrekken in uw aangifte.
Wat u kunt doen: voeg in de betalingsinstellingen van de buitenlandse dienst uw volledige btw-nummer toe, inclusief NL aan het begin. Vraag voor facturen die u al met BTW hebt ontvangen om een creditnota en een gecorrigeerde factuur, als dat mogelijk is.
Let op: *als u onder de KOR valt*, moet u bij aankopen uit het buitenland met een NL-btw-nummer een aparte eenmalige aangifte (incidentele aangifte) indienen en de verlegde BTW betalen zonder recht op aftrek. Denk daarom bij toepassing van de KOR goed na over elke aankoop uit het buitenland.