ZZP-zakenreizen: wat kunt u aftrekken

Vervoer

Privéauto, motor of fiets

Als u voor uw werk reist met uw eigen vervoermiddel, dat niet tot het vermogen van uw onderneming hoort, kunt u in 2026 € 0,25 per zakelijke kilometer aftrekken.

• Brandstof, verzekering, onderhoud, parkeren en tol zijn al in deze € 0,25. U kunt deze kosten niet apart aftrekken.
• Voor de inkomstenbelasting gelden reizen van huis naar een vaste werkplek of locatie van een klant ook als zakelijk. U kunt deze dus meetellen.
• Houd uw ritten bij: datum, route, afstand en doel.

Hoort de auto tot het vermogen van uw onderneming, gelden andere regels: u trekt de werkelijke kosten en afschrijving af, maar er komt bijtelling bij voor privégebruik.

Openbaar vervoer, taxi en vliegtuig

Zakelijke reizen met de trein, bus, tram, metro, taxi of het vliegtuig trekt u af tegen de werkelijke kosten, meestal volledig. Bewaar uw kaartjes, facturen en betalingsbewijzen. Als u een OV-chipkaart of bankpas gebruikt, download dan regelmatig uw reisoverzicht en geef aan welke reizen zakelijk waren.

Een auto huren

• Auto die u voor een zakenreis op naam van uw bedrijf huurt: het zakelijke deel van de huur en de bijbehorende kosten (brandstof, parkeren) is aftrekbaar. Als u de auto ook privé hebt gebruikt, moet u de kosten verdelen.
• Auto die u privé huurt en voor uw werk gebruikt: u trekt € 0,25 per zakelijke kilometer af.

Hotels en eten

Hotel

Als u voor uw werk bij een klant, aan een project of voor een andere zakelijke activiteit moet overnachten, kunt u deze kosten meestal volledig aftrekken. De kosten moeten redelijk zijn en echt met uw bedrijf te maken hebben. Een extra nacht om de stad te bekijken of kosten voor een partner die zonder zakelijke rol met u meereist, zijn privé.

Voor overnachtingen in verband met een conferentie, seminar of studiereis gelden beperkingen (zie hieronder).

Eten

• Uw eigen maaltijden zijn privé-uitgaven, ook tijdens een zakenreis.
• Een zakelijke lunch of diner met een klant of partner heeft een zakelijk doel, maar is slechts gedeeltelijk aftrekbaar. U moet kunnen aantonen met wie u hebt afgesproken en waarom.

Congressen, seminars en studiereizen

Kosten voor conferenties, seminars en studiereizen zijn slechts gedeeltelijk aftrekbaar. Ze bestaan uit twee delen, waarvoor verschillende regels gelden:

• Deelname (kaartje, inschrijfgeld): er geldt geen maximum; het bedrag gaat direct naar stap 2.
• Reis- en verblijfskosten: die worden eerst beperkt door een maximum (stap 1) en gaan daarna ook naar stap 2.

1. Maximum van € 1.500 voor reis- en verblijfskosten. Per jaar kunt u maximaal € 1.500 aan reis- en verblijfskosten in verband met deze evenementen meetellen. De maximum geldt niet als uw aanwezigheid noodzakelijk was voor uw werk, bijvoorbeeld als u een presentatie gaf of als de training verplicht is voor uw beroep.
2. De 80%-regel of de drempel van € 5.700. De deelnamekosten en de reis- en verblijfskosten (na stap 1) worden opgeteld bij andere beperkt aftrekbare kosten, zoals zakelijke lunches. Daarna trekt u het totaal af volgens een van deze twee methoden:
   • Drempel van € 5.700. Alleen het deel van deze kosten in dat jaar boven € 5.700 is aftrekbaar.
   • De 80%-regel. U trekt 80% van alle kosten in deze categorie af.

Voor de meeste zzp’ers is de 80%-regel voordeliger.

Workation: werken en ontspannen tegelijk

Een workation is een grijs gebied. Wees daarom extra voorzichtig. De belangrijkste vraag is: zou u er ook naartoe zijn gegaan als u niet hoefde te werken? Als het hoofddoel van de reis ontspanning was en u tussen het strand en de uitstapjes door werkte, blijven de vlucht en de accommodatie privé-uitgaven. Dat u uw laptop hebt opengeklapt, verandert daar niets aan.

Als u de reis juist voor uw werk maakte (een afspraak met een klant, een project, een beurs), zijn de belangrijkste kosten zakelijk. Ze worden niet privé alleen omdat u nog een paar dagen bent gebleven.

Wat kunt u wel en niet aftrekken:

• Zakelijk: kosten die alleen door uw werk zijn ontstaan. Bijvoorbeeld een kaartje voor een beurs, overnachtingen tijdens het werken aan een project en de huur van een flexwerkplek.
• Privé: vakantiedagen die u aan de reis hebt toegevoegd, uitstapjes, maaltijden zonder zakelijk doel en kosten voor uw partner of kinderen als zij niet voor uw bedrijf werken.
• Gemengd: als een uitgave zowel met werk als met ontspanning te maken heeft, verdeel de kosten dan evenredig en noteer hoe u dat hebt berekend.

Btw bij zakenreizen

De regels voor btw verschillen vaak van de regels voor de inkomstenbelasting.

• Hotels. Als de overnachting zakelijk is, kunt u de btw hierover terugvragen in uw aangifte.
• Eten en drinken in restaurants en cafés. De btw hierover kunt u meestal niet terugvragen, ook niet als het om een zakelijke lunch gaat.
• Buitenlandse btw. Btw die u in een ander EU-land hebt betaald, geeft u niet op in uw Nederlandse aangifte.

Welke documenten moet u bewaren?

Het is belangrijk om niet alleen aan te tonen dat u de kosten hebt gemaakt, maar ook dat ze zakelijk waren.

• Facturen en kaartjes: hotelrekeningen, tickets, facturen voor conferenties en betalingsbewijzen. Laat ze indien mogelijk op naam van uw bedrijf zetten.
• Zakelijk doel: bevestiging van een opdracht, een e-mail van de klant, een agenda-afspraak of het programma van een conferentie.
• Kilometerregistratie: datum, route, afstand en doel van elke zakelijke reis.
• Verdeling tussen zakelijk en privé: noteer bij een workation of gemengde reis hoe u de kosten hebt verdeeld.

Bewaar dit alles minstens 7 jaar.