Welk document heeft een ZZP’er nodig om BTW af te trekken
Een ZZP’er kan voorbelasting aftrekken als die een document heeft dat voldoet aan de eisen van de Belastingdienst voor een factuur. Alleen een betalingsbewijs of bankafschrift is daarvoor niet genoeg.
Voldoet het document niet aan de factuureisen, dan verdwijnt de uitgave niet: voor de inkomstenbelasting kunt u die vaak volledig meetellen, inclusief BTW.
Volledige factuur: aankopen boven €100
Voor een aankoop van meer dan €100 inclusief BTW heeft u een volledige factuur nodig. Daarop moeten de naam en het adres van de verkoper en diens BTW-nummer staan, net als de naam en het adres van de koper. Ook moeten het factuurnummer, de factuurdatum en de leveringsdatum erop staan, als die anders is dan de factuurdatum.
Verder moet de factuur een omschrijving van het product of de dienst met de hoeveelheid bevatten, de prijs per eenheid exclusief BTW, het bedrag exclusief BTW, het toegepaste tarief en het BTW-bedrag. Als er verschillende tarieven op één factuur staan, moet dit voor elk tarief apart worden vermeld.
Een kassabon voor een bedrag boven €100 is meestal niet geschikt, omdat de naam en het adres van de koper erop ontbreken. Vraag voor grote aankopen in de winkel om een factuur op naam van uw bedrijf of download die uit uw account in de webshop.
Als een verkoper uit een ander EU-land een factuur op uw BTW-nummer heeft uitgeschreven met BTW verlegd of voor een intracommunautaire levering, staat er geen BTW op de factuur, maar moet u die wel correct aangeven in uw BTW-aangifte. Buitenlandse BTW, bijvoorbeeld de Poolse 23%, of BTW voor consumenten van een buitenlandse leverancier (als u uw NL BTW-nummer niet heeft opgegeven), kunt u niet aftrekken in de Nederlandse aangifte.
Vereenvoudigde factuur en kassabon: aankopen tot €100
Als het bedrag niet hoger is dan €100 inclusief BTW, mag de verkoper een vereenvoudigde factuur uitreiken. Daarop zijn vier gegevens voldoende: de uitgiftedatum, de naam en het adres van de verkoper, een omschrijving van wat u heeft gekocht en het BTW-bedrag of gegevens waarmee u dat kunt berekenen (bijvoorbeeld het tarief). Uw naam, het factuurnummer en het BTW-nummer van de verkoper zijn hier niet verplicht.
Een gewone kassabon uit een winkel is vaak zo’n vereenvoudigde factuur.
Een vereenvoudigde factuur mag niet worden gebruikt voor leveringen binnen de EU, afstandsverkopen en situaties waarin de BTW naar de koper wordt verlegd. Een aankoop bij een buitenlandse verkoper met uw BTW-nummer vereist dus altijd een volledige factuur, zelfs voor een klein bedrag.
Bevestigingsmails en screenshots van bestellingen
Een e-mail met ‘Uw bestelling is geaccepteerd’ of een screenshot van uw winkelmandje lijkt op een bon, maar geldt pas als factuur als die dezelfde verplichte gegevens bevat.
Zoek altijd in uw account naar een apart document met de naam ‘Invoice’ of ‘Factuur’. Is dat er niet en ontbreken er verplichte gegevens in de bevestiging, dan kunt u voor de zekerheid beter geen BTW aftrekken en het volledige bedrag als kosten boeken.
Hoe lang en hoe bewaart u documenten
U moet de administratie van uw onderneming 7 jaar bewaren. Voor documenten die met onroerend goed te maken hebben, is de bewaartermijn langer: 10 jaar.
Papieren kassabonnen en facturen kunt u digitaal bewaren als scan of foto. Daarna kunt u de originelen weggooien. Er is één voorwaarde: de kopie moet correct en volledig zijn. De datum, verkoper, omschrijving, het bedrag en de BTW moeten er duidelijk op leesbaar zijn. Een kassabon die zo vervaagd is dat die niet meer leesbaar is, geldt niet meer als bewijs. Maak daarom meteen na de aankoop een foto.