De eisen voor het aftrekken van kosten in de jaarlijkse aangifte inkomstenbelasting zijn voor zzp’ers veel soepeler dan de eisen voor het aftrekken van btw.
In het Nederlandse belastingrecht geldt het principe van de vrije bewijsleer: een ondernemer mag alles als bewijs gebruiken wat de kosten onderbouwt. De ondernemer moet het bewijs leveren. De inspecteur beslist uiteindelijk of het bewijs voldoende is, en bij een geschil beslist de rechter.
U moet twee dingen aantonen: dat de kosten echt zijn gemaakt en dat ze in het belang van uw bedrijf zijn gemaakt. Het zakelijke belang moet het belangrijkste motief voor de aankoop zijn. De Belastingdienst controleert dit: als iets in werkelijkheid privé wordt gebruikt, worden de kosten niet erkend. Is het zakelijke motief duidelijk, dan beoordeelt de Belastingdienst niet of de aankoop nodig was. De kosten worden dus niet afgewezen alleen omdat een goedkopere optie ook geschikt was geweest.
Wat geldt als bewijs
In de praktijk kunt u de kosten aantonen met een factuur, kassabon, bestelbevestiging, e-mail van de verkoper of een screenshot van uw account bij een webwinkel. Ook andere betrouwbare documenten waaruit blijkt wat u precies hebt gekocht, zijn geschikt.
Een banktransactie bewijst alleen dat u hebt betaald. Combineer die daarom met een document waaruit het zakelijke karakter van de kosten blijkt, bijvoorbeeld een overeenkomst met een telecomaanbieder, een verzekeringspolis of een factuur van een leverancier.
Welk document u ook gebruikt, er moeten duidelijk de aankoopdatum, de verkoper (de naam van de winkel of het platform), een omschrijving van het gekochte en het bedrag op staan. Vooral de omschrijving is belangrijk: aan de hand daarvan wordt beoordeeld of de kosten verband houden met uw bedrijf.
Wanneer een document niet geschikt is voor BTW
Soms voldoet een document niet eens aan de eisen voor een vereenvoudigde factuur: de verkoper is niet te herleiden of het btw-bedrag staat er niet op. Dan kunt u de btw niet apart aftrekken, maar de kosten zelf vervallen daardoor niet.
U kunt het volledige bedrag, inclusief btw, als bedrijfskosten aftrekken in uw jaarlijkse aangifte, als u bewijs hebt van de aankoop en van wat u hebt gekocht (een bon, screenshot of e-mail) en de kosten in het belang van uw bedrijf zijn gemaakt. Documenten die niet voldoende zijn voor de btw, kunnen dus wel voldoende zijn voor de inkomstenbelasting.
Onthoud ook dat kosten voor de winst meetellen op het moment dat ze ontstaan, niet wanneer u ze betaalt. Een factuur die u in december ontvangt en in januari betaalt, hoort dus bij de kosten van het oude jaar.
Bewijs maakt niet alle kosten aftrekbaar
Documenten bevestigen alleen dat u de kosten hebt gemaakt. Ze veranderen niets aan de regels over wat u mag aftrekken. Sommige kosten zijn helemaal niet aftrekbaar, zoals uw eigen maaltijden, boetes of persoonlijke verzorging. Andere kosten zijn maar gedeeltelijk aftrekbaar, zoals representatiekosten en zakelijke lunches, of moeten aan extra voorwaarden voldoen, zoals werkkleding. Van gemengde kosten, zoals telefoonkosten, trekt u alleen het zakelijke deel af.
Kosten voor een werkplek thuis, inclusief meubels, zijn meestal niet aftrekbaar als de ruimte niet voldoet aan de eisen van de Belastingdienst.
Tot slot trekt u duurdere spullen (vanaf € 450 exclusief btw) die u meerdere jaren gebruikt, zoals een laptop of gereedschap, niet in één keer af. U schrijft ze af over meerdere jaren.
Hoe lang en hoe u documenten moet bewaren
U moet de administratie van uw bedrijf 7 jaar bewaren. Voor documenten over onroerend goed is de bewaartermijn langer: 10 jaar.
U mag documenten digitaal bewaren, als foto of scan, en de papieren originelen daarna weggooien. Zorg wel dat de datum, de verkoper, de omschrijving, het bedrag en de btw goed leesbaar zijn op de kopie. Kassabonnen vervagen na verloop van tijd, dus maak direct na de aankoop een foto.