Транспорт
Приватне авто, мотоцикл чи велосипед
Якщо ви їздите у справах на власному транспорті, який не стоїть на балансі компанії, у 2026 році можна списати € 0,25 за кожен діловий кілометр.
- Пальне, страховка, обслуговування, парковка й платні дороги вже входять у ці € 0,25. Окремо їх списати не можна.
- Для податку на дохід поїздки з дому до постійного місця роботи чи об’єкта клієнта теж вважаються діловими, тож їх можна враховувати.
- Ведіть облік поїздок: дата, маршрут, відстань і мета.
Якщо авто стоїть на балансі компанії, правила інші: списуються фактичні витрати та амортизація, але додається bijtelling за приватне використання.
Громадський транспорт, таксі та літак
Ділові поїздки потягом, автобусом, трамваєм, метро, таксі чи літаком списуються за фактичною вартістю, зазвичай повністю. Зберігайте квитки, рахунки й підтвердження оплати. Якщо ви користуєтеся OV-chipkaart або банківською карткою, регулярно завантажуйте виписку поїздок і позначайте, які з них були діловими.
Оренда авто
- Авто, орендоване на компанію спеціально для ділової поїздки: списується бізнесова частина оренди й пов’язаних витрат (пальне, парковка). Якщо ви також їздили на ньому у своїх справах, витрати потрібно розділити.
- Авто, орендоване приватно і використане для роботи: списується € 0,25 за діловий кілометр.
Готелі та харчування
Готель
Якщо ночівля потрібна для роботи з клієнтом, на проєкті чи під час іншої ділової активності, її зазвичай можна списати повністю. Витрати мають бути розумними і справді пов’язаними з бізнесом. Додаткова ніч, щоб погуляти містом, або витрати на партнера, який поїхав з вами без ділової ролі, — приватні.
Для ночівель, пов’язаних із конференцією, семінаром чи навчальною поїздкою, діють обмеження (див. нижче).
Харчування
- Власне харчування — приватна витрата, навіть під час ділової поїздки.
- Діловий обід чи вечеря з клієнтом або партнером має бізнесову причину, але списується лише частково. Потрібно вміти показати, з ким і чому ви зустрічалися.
Конференції, семінари та навчальні поїздки
Витрати на конференції, семінари та навчальні поїздки списуються лише частково. Вони складаються з двох частин, до яких застосовуються різні правила:
- Участь (квиток, реєстраційний внесок): ліміту немає, сума одразу йде в крок 2.
- Проїзд і проживання: спершу обмежуються лімітом (крок 1), а потім теж ідуть у крок 2.
- Ліміт € 1.500 на проїзд і проживання. За рік можна врахувати максимум € 1.500 на проїзд та проживання, пов’язані з такими заходами. Ліміт не діє, якщо ваша присутність була необхідною для роботи, наприклад, якщо ви виступали або це обов’язкове навчання для вашої професії.
- Правило 80% або поріг € 5.700. Вартість участі та проїзд із проживанням (після кроку 1) додаються до інших обмежено списуваних витрат, наприклад ділових обідів. Далі все це списується одним із двох способів:
- Поріг € 5.700. Списується лише та частина цих витрат за рік, що перевищує € 5.700.
- Правило 80%. Списується 80% усіх витрат цієї групи.
Для більшості ZZP вигідніше правило 80%.
Workation: робота і відпочинок разом
Workation — сіра зона, тому тут варто бути особливо обережними. Головне питання: чи поїхали б ви туди, якби не робота? Якщо основна мета поїздки — відпочинок, а працювали ви між пляжем і екскурсіями, то переліт і житло залишаються приватними витратами. Те, що ви відкривали ноутбук, нічого не змінює.
Якщо ж поїздка відбулася через роботу (зустріч із клієнтом, проєкт, виставка), її основні витрати бізнесові. Вони не стають приватними лише тому, що ви залишилися ще на кілька днів.
Що можна списати, а що ні:
- Бізнесове: витрати, які виникли лише через роботу. Наприклад, квиток на виставку, ночі, коли ви працювали на проєкті, оренда коворкінгу.
- Приватне: дні відпочинку, які ви додали до поїздки, розваги, харчування без ділової мети, а також витрати на партнера чи дітей, якщо вони не працюють у вашому бізнесі.
- Змішане: якщо витрата стосується і роботи, і відпочинку, розділіть її пропорційно та запишіть, як саме рахували.
BTW з ділових поїздок
Правила для BTW часто відрізняються від правил для податку на дохід.
- Готелі. Якщо ночівля ділова, BTW з неї можна повернути в декларації.
- Їжа й напої в ресторанах і кафе. BTW з них зазвичай повернути не можна, навіть якщо це діловий обід.
- Іноземний BTW. ПДВ, сплачений в іншій країні ЄС, не вноситься в нідерландську декларацію.
Які документи зберігати
Важливо показати не лише те, що витрата була, а й те, що вона була бізнесовою.
- Рахунки й квитки: рахунки готелів, квитки, рахунки за конференції, підтвердження оплати. По можливості — оформлені на компанію.
- Бізнесова мета: підтвердження замовлення, лист клієнта, запис у календарі, програма конференції.
- Облік кілометрів: дата, маршрут, відстань і мета кожної ділової поїздки.
- Розподіл на бізнес і приватне: для workation чи змішаної поїздки запишіть, як саме ви розділили витрати.
Зберігайте все це щонайменше 7 років.