Який документ потрібен ZZP, щоб відрахувати ПДВ
ZZP може відняти вхідний ПДВ тоді, коли має документ, що відповідає вимогам Belastingdienst до фактури. Просто факту оплати чи виписки з банку для цього недостатньо.
Якщо документ не відповідає вимогам до фактури, витрата не зникає: для податку на дохід її часто можна врахувати повною сумою разом із ПДВ.
Повна фактура: покупки понад €100
Для покупки понад €100 включно з ПДВ потрібна повна фактура. На ній мають бути ім'я та адреса продавця і його ПДВ-номер, а також ім'я та адреса покупця. Крім того, номер фактури, дата видачі та дата поставки, якщо вона відрізняється від дати фактури.
Щодо самої покупки, на фактурі має бути опис товару чи послуги з кількістю, ціна за одиницю без ПДВ, сума без ПДВ, застосована ставка і сума ПДВ. Якщо в одній фактурі є різні ставки, усе це вказується окремо для кожної ставки.
Касовий чек на суму понад €100 зазвичай не підходить, бо на ньому немає імені й адреси покупця. Для великих покупок попросіть у магазині фактуру на ім'я вашої фірми або завантажте її з облікового запису в інтернет-магазині.
Якщо продавець з іншої країни ЄС виставив рахунок на ваш ПДВ-номер з перенесенням ПДВ або по внутрішньоєвропейській поставці, ПДВ на фактурі не вказується, але його потрібно правильно задекларувати у декларації ПДВ. А от іноземний ПДВ, наприклад, польські 23%, або споживчий ПДВ від іноземного постачальника (якщо ви не вказали свій NL ПДВ-номер) у нідерландській декларації не відраховується зовсім.
Спрощена фактура і касовий чек: покупки до €100
Якщо сума не перевищує €100 включно з ПДВ, продавець може видати спрощену фактуру. На ній достатньо чотирьох речей: дати видачі, імені та адреси продавця, опису того, що куплено, і суми ПДВ або даних, з яких її можна порахувати (наприклад, ставки). Ваше ім'я, номер фактури і ПДВ-номер продавця тут не обов'язкові.
Звичайний касовий чек з магазину часто якраз і є такою спрощеною фактурою.
Спрощену фактуру не можна застосовувати до поставок усередині ЄС, дистанційних продажів і ситуацій, коли ПДВ переноситься на покупця. Тож покупка в іноземного продавця за вашим ПДВ-номером завжди потребує повної фактури, навіть на дрібну суму.
Email-підтвердження і скріншоти замовлень
Лист «Ваше замовлення прийнято» чи скріншот кошика виглядають як чек, але фактурою стають лише тоді, коли містять ті самі обов'язкові дані.
Завжди шукайте в обліковому записі окремий документ «Invoice» або «Factuur». Якщо його немає і в підтвердженні бракує обов'язкових даних, безпечніше не заявляти ПДВ, а внести всю суму у витрати.
Скільки і як зберігати документи
Адміністрацію підприємця потрібно зберігати 7 років. Для документів, пов'язаних з нерухомістю, строк довший — 10 років.
Паперові чеки й фактури можна зберігати в цифровому вигляді, як скан або фото, а оригінали після цього викидати. Умова одна: перенесення має бути правильним і повним, тобто на копії мають чітко читатися дата, продавець, опис, сума і ПДВ. Чек, що вицвів до нечитабельного стану, доказом уже не буде, тому фотографуйте його одразу після покупки.