Вимоги для списання витрат в річній декларації з податку на дохід для ZZP значно м'якші, ніж для відрахування ПДВ.
У нідерландському податковому праві діє принцип вільної доказової бази: підприємець може подати як доказ будь-що, що підтверджує витрату. Доводити має саме він, а чи досить поданих доказів, остаточно вирішує інспектор, а в разі спору — суд.
Довести потрібно дві речі: що витрату справді зроблено і що її зроблено в інтересах бізнесу. Діловий інтерес має бути головним мотивом покупки, і податкова це перевіряє: якщо річ насправді служить приватним цілям, витрату не визнають. Якщо ж діловий мотив очевидний, податкова не оцінює доцільність, тобто не відмовить лише через те, що дешевший варіант теж підійшов би.
Що годиться як доказ
На практиці витрату підтверджують фактура, касовий чек, підтвердження замовлення, email від продавця або скріншот з облікового запису в інтернет-магазині. Підійдуть і інші надійні документи, з яких зрозуміло, що саме куплено.
Банківська транзакція доводить лише факт оплати. Тому вона має йти разом з документом, що показує діловий характер витрати: договором з мобільним оператором, страховим полісом, рахунком від постачальника тощо.
Хоч би який це був документ, з нього має бути чітко видно дату покупки, продавця (назву магазину чи платформи), опис того, що куплено, і суму. Опис особливо важливий: саме за ним оцінюють, чи пов'язана витрата з бізнесом.
Коли документ не годиться для ПДВ
Буває, що документ не відповідає навіть вимогам до спрощеної фактури: на ньому немає адреси продавця або не видно суми ПДВ. Тоді ПДВ окремо відрахувати не можна, але витрата від цього не пропадає.
Усю суму, разом з ПДВ, можна списати як bedrijfskosten у річній декларації, якщо є докази покупки і її змісту (чек, скріншот, email) і витрату зроблено в інтересах бізнесу. Ті самі документи, яких замало для ПДВ, для податку на дохід можуть бути достатніми.
Важливо пам'ятати, що для прибутку ZZP витрата враховується тоді, коли вона виникла, а не коли оплачена. Тож рахунок, отриманий у грудні й оплачений у січні, належить до витрат старого року.
Докази не роблять будь-яку витрату відраховуваною
Документи лише підтверджують витрату, але не змінюють правил про те, що саме можна відраховувати. Деякі витрати не відраховуються зовсім, наприклад, їжа, штрафи чи особистий догляд. Інші або відраховуються обмежено (витрати на представницькі заходи чи бізнес-ланчі), або повинні відповідати додатковим умовам (робочий одяг), а зі змішаних витрат (телефон) можна списати лише ділову частину.
Витрати на робоче місце вдома, включно з меблями, здебільшого не відраховуються, якщо це приміщення не відповідає вимогам Податкової.
Нарешті, дорожчі речі (від 450 євро без ПДВ), якими користуються кілька років, наприклад, ноутбук чи інструмент, часто не списуються за один раз, а амортизуються протягом кількох років.
Скільки і як зберігати документи
Адміністрацію підприємця потрібно зберігати 7 років. Для документів, пов'язаних з нерухомістю, строк довший — 10 років.
Документи можна зберігати в цифровому вигляді, як фото чи скан, а паперові оригінали після цього викидати. Головне, щоб на копії чітко читалися дата, продавець, опис, сума і ПДВ. Чеки з часом вицвітають, тому фотографуйте їх одразу після покупки.